Dirección reuniones

Habilidades directivas: dirección de reuniones eficaces

j0316801Un directivo dedica bastantes horas a la semana a reuniones. Para mejorar la eficiencia personal es importante prestar atención a la calidad y cantidad de nuestras reuniones para eliminar las convocatorias innecesarias (por ejemplo: algunas reuniones semanales) y reducir la duración de las reuniones poco eficaces.

Nick Morgan, en el libro “Running meetings” hace las siguientes recomendaciones para dirigir una reunión de forma eficaz:

I.- INICIAR LA REUNIÓN CON AUTORIDAD.

  • Comenzar la reunión a la hora convocada. Los asistentes que se retrasen podrán experimentar las consecuencias de su comportamiento y probablemente intentarán ser puntuales en las siguientes convocatorias. En el momento en que se incorporan no hay que volver hacia atrás e informarles sobre lo hablado hasta el momento porque esto significaría que se está aceptando la falta de puntualidad.
  • Presentar a los participantes.
  • Introducir los temas a tratar. De esta forma aseguramos que el grupo tiene clara la agenda , los objetivos y los resultados de la reunión. Es el momento de hacer ajustes si son necesarios y de lograr la aprobación de los miembros del grupo del orden del día.
  • Establecer o revisar las normas generales, lo que significa acordar los principios y comportamientos  que van a contribuir a que la reunión sea constructiva. Entre estas normas destacan:
    • Compromiso sobre la duración de la reunión.
    • Decisión sobre quién va a participar, exponiendo los temas.
    • Acuerdo sobre cómo se van a tomar las decisiones.
    • Fijación de  un tiempo límite para la discusión y toma de decisiones sobre cada tema que se va a tratar. Si se sobrepasa debe contar con la aprobación del grupo.
    • Identificación del responsable final de la toma de decisiones en cada uno de los temas a tratar.
    • Petición de participación activa de todos los asistentes y de aportación de ideas innovadoras.
    • Acuerdo sobre la forma de participación y límites de la misma así como sobre las interrupciones.

II.- DIRIGIR LA REUNIÓN CON HABILIDAD.

  • Seguir y respetar la agenda. Es un aspecto fundamental si permitimos que se introduzcan temas nuevos o la desviación sobre lo acordado se pierde el foco, se desmotiva a los asistentes y perdemos credibilidad.
  • Facilitar la exposición de todos los puntos de vista. Como responsable de una reunión nos interesa conocer todas las opiniones y puntos de vista y que nadie se sienta excluido. Para lograrlo podemos:
    • Hacer una pregunta general del tipo. ¿Se nos ha olvidado algo? ¿Hemos contemplado todas las posibilidades?
    • Preguntar directamente la opinión de los participantes más tímidos o menos participativos si observamos que no han intervenido.
    • Dividir el grupo en subgrupos compuestos de por dos o tres personas, si el grupo es superior a diez personas, para pedir que discutan el tema entre ellos y que un representante de cada grupo exponga posteriormente sus conclusiones.
    • Dejar suficiente tiempo para la reflexión, no precipitar la toma de decisiones.
    • Designar a un participante para que actúe como “abogado del diablo” para garantizar la presentación de distintos puntos de vista.
  • Mantener la reunión enfocada y centrada en los temas recogidos en el orden del día. Para conseguirlo es útil revisar y hacer síntesis frecuentes de lo avanzado, así como hacer pausas periódicas y recordar al grupo lo que queda por abordar.
  • Actuar como líder. Implica ser consciente de la responsabilidad adquirida y del rol de facilitador que se tiene que asumir. Para ello no hay que olvidar los siguientes aspectos:
    • Controlar el propio nivel de participación para no dominar la reunión.
    • Adoptar una actitud positiva y de estímulo ante las intervenciones de los participantes.
    • Reconocer las aportaciones de los asistentes.
    • Controlar las interrupciones y a los profesionales que pretendan dominar la reunión.
    • Intervenir si un participante critica o ataca las ideas y contribuciones de otro de forma inadecuada.
    • Ser consciente de que el silencio no significa que una persona no está participando. Respetar las necesidades de escuchar de los demás.
    • Destacar los puntos en los que se ha llegado a un acuerdo para reforzar los aspectos que el grupo comparte.
    • Vigilar el lenguaje no verbal de los asistentes para interpretar lo que están comunicando.
  • Gestionar y solucionar los conflictos que puedan surgir.

III.- CERRAR LA REUNIÓN.

  • Resumir la reunión. Esta tarea la puede asumir tanto el líder como un participante. En ella se deben resaltar las decisiones y puntos clave a los que se ha llegado, así como los pasos siguientes y el plan de acción acordado.
  • Pedir feedback sobre cómo se ha desarrollado la reunión y sobre cómo ha funcionado el grupo, si se considera oportuno.
  • Preguntar si existen cuestiones o comentarios que hayan quedado sin tratar.
  • Agradecer a los participantes sus contribuciones.
  • Fijar la fecha y la logística de la siguiente reunión, si se considera necesaria.

Cómo te puedo ayudar a desarrollar tu habilidad para dirigir reuniones eficaces como competencia directiva: 

  • definiendo y ejecutando conjuntamente un proyecto para identificar tus puntos fuertes y áreas de mejora y desarrollar tu plan de desarrollo profesional en la competencia directiva: dirección de reuniones eficaces.

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